Как выбрать фискальный накопитель для кассы?

Зачем нужен фискальный накопитель?

Фискальный накопитель (ФН) — это модуль внутри кассы. Он фиксирует данные о продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД)/
ОФД обрабатывает и передает информацию в ФНС — так налоговая учитывает, сколько денег прошло через вашу кассу.

На старых кассах за информацию отвечала ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная. Она записывала сумму каждой продажи, а раз в год ее вынимали из кассы и везли в налоговую на проверку. Внутри новых онлайн-касс стоит ФН. Он записывает уже больше информации: не только суммы, но и список товаров и т.д.. Эти данные новая касса передает через интернет. Налоговая получает всю информацию онлайн, соотвестственно возить ФН уже никуда не нужно.

И у ЭКЛЗ, и у ФН ограничен срок службы, но заменить ЭКЛЗ могли только сотрудники центра техобслуживания (ЦТО). В предыдущей версии закона с ЦТО обязательно должен был заключен договор на обслуживание. Сейчас ФН можно поменять самостоятельно и договор на техобслуживание в ЦТО для этого не требуется. 

Какой Фискальный накопитель выбрать выбрать?

Срок действия ФН

Срок действия ФН может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. 
Количество месяцев 13, 15 или 36 — это предельный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от специфики вашей работы.

Торгуете на общей системе налогообложения:
Предприниматели, которые торгуют на ОСН должны пользоваться накопителем, со срок действия 13 или 15 месяцев. Им ФН отработает все заявленные месяцы.

В законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 15 или 36 месяцев. 
Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. 
Поэтому такие ФН для ОСН лучше не покупать.

Торгуете на спецрежимах или оказываете услуги:
Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля акцизными товарами и сезонный характер работы.

Tоргуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно:
Те работают на «спецрежиме» и торгуют подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они отработают 410 дней (не многим больше 13 месяцев).

Предпринимателям на «спецрежиме» с сезонным спецификой работы разрешается использовать ФН на 13, 15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.

Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 15 или 36 месяцев. ФН на 15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (~18 месяцев).

Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.

Модель ФН

Модель ФН — это цифры в названии накопителя: ФН-1 и ФН-1.1. Разные модели ФН поддерживают разные форматы фискальных документов. Формат фискальных документов (ФФД) — это специальный вид документов, которые формирует касса и которые принимает ФНС. Сейчас форматов три: 1.0, 1.05 и 1.1, но со временем налоговая планирует полностью перейти на ФФД версии 1.1.

Фискальный накопитель модели ФН-1 работает только с форматами 1.0 и 1.05, а ФН-1.1 — со всеми существующими. То, в каком формате касса передает документы, зависит от модели фискального накопителя и версии прошивки кассы.

Всё это важно для тех предпринимателей, в чьих кассах стоит старая прошивка, которая передает фискальные документы формата 1.0, и накопитель модели ФН-1: до 1 января 2019 года им придется обновить прошивку кассы и сменить формат данных на 1.05. Согласно приказу при смене формата нужно заменить ФН на новый, но правительство хочет внести изменения в приказ — предпринимателям не придется покупать новый ФН при переходе с формата 1 на формат 1.05.

Если касса уже работает с ФФД версии 1.05, делать ничего не придется.

Зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36?

Многим бизнесам закон разрешает использовать ФН сроком действия «не менее 13 месяцев». Кажется логичным купить накопитель на 36 месяцев, сэкономить и забыть об обслуживании кассы на три года. На самом деле сэкономить вряд ли получится.

Во-первых, как сказано выше, срок, который указан на коробке, не всегда совпадает с реальным сроком работы накопителя. Например, если касса не подключена к услугам оператора фискальных данных, фискальный накопитель на 36 месяцев проработает только 18.

Во-вторых, память накопителей на 13/15 месяцев и на 36 месяцев одинаковая. Она большая, но не бесконечная: если пробиваете больше 200 чеков в день, одного фискального накопителя на три года вам может не хватить. Проще и надежнее купить ФН на 13 или 13/15 месяцев.

Что будет, если использовать неправильный ФН?

Ответственность за нарушения правил работы с кассой определяет КоАП РФ, Статья 14.5
Если вы на «спецрежиме» или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете пользоваться им до окончания срока действия. Вообще за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: накопитель на 36 месяцев не обязаны использовать организации с сезонным характером работы. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет толкование термина на усмотрение предпринимателя. Это значит, чтобы избежать штрафа за неправильный накопитель, «спецрежимникам» достаточно утвердить внутри организации сезонный характер работы.

Где купить Фискальный накопитель?

ФН можно приобрести в офисах компании ООО "Ф-КАССА", как в составе контрольно-кассовой техники так и отдельно. Так же вы можете заказать доставку в любой регион РФ.